Hankintasuunnitelma auttaa ennakoimaan

Iisalmen kaupungin hankintasuunnitelma julkaistaan avoimesti kaupungin nettisivuilla. Hankintojen suunnittelu tehostaa kaupungin omaa toimintaa ja auttaa myös yrittäjiä valmistautumaan jo ennalta tuleviin kilpailutuksiin.

Iisalmen kaupungin tulevat hankinnat on listattu ja koottu yhteen hankintasuunnitelmaksi. Eri hankintatyypeille kuten kynnysarvot ylittäville isommille hankinnoille, pienhankinnoille ja urakoille on omat Excel-taulukkonsa.

Taulukkoon merkitään lyhyesti toimiala, vastuualue, yhteyshenkilö sekä hankittava tavara tai palvelu. Lisäksi siihen kirjataan jo olemassa olevan sopimuksen päättymisaika, seuraavan kilpailutuksen arvioitu ajankohta sekä hankinnan arvo.

Iisalmen hankinta- ja logistiikka-asiantuntija Lassi Väänäsen mukaan suunnitelmat tehostavat kaupungin toimintaa ja pitävät sen paremmin ajan tasalla. Kun keskeisiä hankintoja käydään kootusti läpi, on pienempi riski unohtaa esimerkiksi jonkin EU-kynnysarvon ylittävän sopimuksen päättyminen.
– Jos EU-kynnysarvon ylittävä sopimus päättyy kuukauden päästä, silloin ollaan jo lähes puoli vuotta myöhässä uuden hankinnan suunnittelussa ja toteutuksessa, Väänänen sanoo.

Suunnitelmaa ylläpidetään pitkin vuotta

Iisalmen kaupunki uudisti hankintaohjeensa vuoden 2018 aikana. Osittain vanhentuneet ohjeet haluttiin ajantasaistaa suhteessa uudistuneeseen hankintalakiin ja kaupunkiorganisaatioon.

Hankintasuunnitelmien julkaiseminen kaupungin nettisivuilla vastaa kaupunkistrategian tavoitteeseen avoimesta viestinnästä.

Viime kädessä toimialajohtajat ja vastuualueiden päälliköt vastaavat yhteistyössä hankintatiimin kanssa siitä, että suunnitelma pysyy ajan tasalla kaupungin sisäisessä tietohallintojärjestelmässä.
– Teemme suuremman päivityksen noin kahdesti vuodessa keväällä ja loppuvuodesta, kun talousarvio on tehty seuraavalle vuodelle, Väänänen kertoo.

Hankintasuunnitelman julkaiseminen lisää avoimuutta

Myös yrittäjät ovat toivoneet, että tietoa hankinnoista olisi saatavilla jo hyvissä ajoin. Väänäsen mukaan varsinkin rakennusalan yritykset hyötyvät urakkasuunnitelmien varhaisesta julkistamisesta. Näin yritykset pystyvät suunnittelemaan omia työvoimatarpeitaan suhteessa tuleviin kilpailutuksiin.

Suunnitelmien julkistaminen vahvistaa myös avointa ilmapiiriä, sillä asioista päästään keskustelemaan jo suunnitelmavaiheessa. Merkittävimmistä hankinnoista järjestetään myös tiedotustilaisuuksia siinä vaiheessa, kun tarjouspyynnöstä on olemassa ensimmäinen raakaluonnos.
– Käymme luonnoksen läpi ja keskustelemme sisällöstä. Mahdollisilta tarjoajilta saadaan usein hyviä vinkkejä esimerkiksi hankinnalle suunniteltujen kriteerien realistisuudesta, Väänänen kertoo.

Laki julkisista hankinnoista kannustaa hankintayksikköjä suunnitelmallisuuteen, mutta ei suoraan pakota siihen. Väänänen arvioi, että hankintasuunnitelman tekoa pidetään hankalana ja työläänä. Hänen kokemuksensa mukaan se on kuitenkin hyvä työkalu varsinkin, jos hankintayksikkö on kiinnostunut tekemään taloudellisia ja tehokkaita hankintoja.
– Suunnitelma kannattaa tehdä mahdollisimman yksinkertaiseen muotoon, jolloin sen laatiminen ei vaadi valtavasti työtä. Ja varsinkin suunnitelman päivittäminen on helppoa ensimmäisen ponnistuksen jälkeen.

Apua tarjolla hankintasuunnitelman laatimiseen

Hankintojen suunnittelu helpottaa myös koko hankintaketjun sujuvuutta. Kun Sansiassa tiedetään hankintayksiköiden tulevista suunnitelmista, kilpailutusten aikataulutus ja yhteensovittaminen onnistuu paremmin.
– Suosittelemme kaikille asiakkaillemme vuosittaisen hankintasuunnitelman tekemistä. Siihen voi kirjata tulevan vuoden tai vuosien suunnitellut hankinnat, asiakkuusjohtaja Juha Luukkonen Sansiasta sanoo.

Hankintasuunnitelma kannattaa myös lähettää tiedoksi Sansiaan, jolloin myös hankintayhtiön puolella pystytään ennakoimaan eri organisaatioiden tarpeita mahdollisimman hyvin.
Pohjois-Savon hankinta-asiamies Minna Heikka antaa vinkkejä ja auttaa mielellään hankintasuunnitelman laatimisessa.

Teksti: Hanna Moilanen

Kilpailutus suunniteltiin niin, että pienyrittäjät pääsivät mukaan – ja pienyritys voitti!

Paikallinen mikroyrittäjä Leo Korhonen voitti Kuopion kaupunkipyöräjärjestelmän operointipalvelun kilpailutuksen. Korhonen kannustaa tilaajia vinkkaamaan tulevista hankinnoista suoraan kyseisen alan yrittäjille.

Julkisten hankintojen kilpailutuksia pidetään välillä liian suurina ja työläinä pienyrittäjän näkökulmasta katsottuna. Kuopiolainen Leo-Sportin yrittäjä Leo Korhonen päätti kuitenkin osallistua ensimmäistä kertaa kilpailutukseen ja jättää tarjouksen kaupunkipyöräjärjestelmän operointipalvelusta.

Tämä kannatti. Yritys voitti kilpailutuksen ja sai itselleen toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen Kuopion uusien kaupunkipyörien huollosta, akkujen lataamisesta ja siirtopalvelusta.
– On historiallinen tilaisuus olla ensimmäisenä mukana uuden palvelun tuottamisessa. Leo-Sportissa huollamme, korjaamme ja asennamme itse sähköjä fillareihin, joten toimiala on tuttu jo ennestään, Korhonen sanoo.

Kuopion kaupunki hankki keväällä 2018 kaupunkipyöräjärjestelmän, johon kuuluu 150 sähköavusteista kaupunkipyörää ja 15 pyöräaseman verkosto. Kaupunkipyöräjärjestelmän operointipalvelu oli jatkoa ensimmäiselle hankinnalle. Sansia kilpailutti molemmat hankinnat.

Leo Korhonen odottaa hyvillä mielin tulevaa kevättä ja operointipalvelun alkamista vappuna 2019.
– Etsinnässä on yksi tai kaksi hyvää huoltomiestä, joilla on intoa keskittyä tähän uuteen asiaan.

Hankinnan suunnittelussa huomioitiin pienyrittäjät

Kaupunkipyörien operointipalvelun hankinta suunniteltiin tietoisesti niin, että myös pienyrittäjillä oli mahdollisuus osallistua kilpailutukseen.
– Hankinnoissa käytetään usein liikevaihtorajaa osallistumisen kriteerinä, mutta emme halunneet sellaisia rajoituksia tähän, Viisaan liikkumisen hankkeen projektipäällikkö Jouni Huhtinen Kuopion kaupungilta kertoo.

Keskeistä oli myös ennen tarjouspyynnön julkaisua järjestetty markkinavuoropuhelu, johon oli kutsuttu mukaan yrittäjiä. Sansian ja Kuopion kaupungin järjestämässä tilaisuudessa oli näytillä aiemmin käyttöön valittu sähköpyörä. Lisäksi esiteltiin tulevan tarjouspyynnön sisältöä ja kerrottiin, millaisia vaatimuksia operointipalvelun tuottajalle asetetaan.
– Tilaisuus oli avain siihen, että myös paikalliset ja pienemmät yritykset pääsivät tietoon käsiksi. Yrittäjät eivät välttämättä seuraa hankintailmoituksia Hilma-järjestelmässä, hankintaprosessin toteuttanut hankinta-asiantuntija Jani Ronkainen Sansiasta sanoo.

Kaupunkipyörien ja operaattoripalvelun hankinnat ovat osa Kuopion kaupungin laajempaa kestävän kehityksen ohjelmaa ja esimerkki hankintalain suosittelemista kestävistä hankinnoista. Kaupungin strategia sisältää tavoitteen resurssiviisaasta Kuopiosta, jonka yhtenä menestystekijänä on viisas liikkuminen ja vähäpäästöiset matkaketjut.

Tarjouspyyntöön kannattaa tutustua rauhassa

Tiedon puuttumisen lisäksi toinen pienyrittäjien osallistumista estävä asia on hankintaprosessin monimutkaisuus. Tarjouspyynnöt ovat usein pitkiä, ja yrittäjä joutuu täyttämään erilaisia pakollisia lomakkeita.

Leo Korhosen mukaan yrittäjän kannattaa ennen kilpailutukseen osallistumista miettiä tarkkaan, miksi on lähdössä siihen mukaan ja mikä on odotettavissa oleva hyöty. Aiheen pitää olla riittävän kiinnostava ja kyseinen ala tulee hallita niin hyvin, että pystyy vastaamaan tilaajan odotuksiin.
– Jonkun verran joutuu lukemaan asiakirjoja, jotta ymmärtää, mistä kokonaisuudessa on kyse. Ei kannata yrittää tehdä asioita liian nopeasti ja tiukalla aikataululla. Tarjouspyynnön voi jakaa jaksoihin ja tutustua yhteen osaan kerrallaan. Myös neuvoa kannattaa kysyä, jos ei ymmärrä jotain asiaa.

Tieto kilpailutuksesta tuli yrittäjälle Kuopion seudun viisaan liikkumisen -hankkeessa työskentelevältä Timo Ollikaiselta.
– En itse ainakaan oikein tiedä, mihin hankintoja tulee tarjolle. En myöskään ole varma, tulisiko niitä tutkittua ja seurattua aktiivisesti, jos joku ei antaisi vinkkiä. Tilaajalla kannattaisi olla lista paikallisista yrityksistä, joille voisi lähettää sähköpostia ja kertoa tulevasta tarjouskilpailusta, Korhonen ehdottaa.

Teksti: Hanna Moilanen
Kuva: Sanna Pietikäinen/Kuopion kaupunki