19.12.2018

Hankintasuunnitelma auttaa ennakoimaan

Iisalmen kaupungin hankintasuunnitelma julkaistaan avoimesti kaupungin nettisivuilla. Hankintojen suunnittelu tehostaa kaupungin omaa toimintaa ja auttaa myös yrittäjiä valmistautumaan jo ennalta tuleviin kilpailutuksiin.

Iisalmen kaupungin tulevat hankinnat on listattu ja koottu yhteen hankintasuunnitelmaksi. Eri hankintatyypeille kuten kynnysarvot ylittäville isommille hankinnoille, pienhankinnoille ja urakoille on omat Excel-taulukkonsa.

Taulukkoon merkitään lyhyesti toimiala, vastuualue, yhteyshenkikö sekä hankittava tavara tai palvelu. Lisäksi siihen kirjataan jo olemassa olevan sopimuksen päättymisaika, seuraavan kilpailutuksen arvioitu ajankohta sekä hankinnan arvo.

Iisalmen hankinta- ja logistiikka-asiantuntija Lassi Väänäsen mukaan suunnitelmat tehostavat kaupungin toimintaa ja pitävät sen paremmin ajan tasalla. Kun keskeisiä hankintoja käydään kootusti läpi, on pienempi riski unohtaa esimerkiksi jonkin EU-kynnysarvon ylittävän sopimuksen päättyminen.
– Jos EU-kynnysarvon ylittävä sopimus päättyy kuukauden päästä, silloin ollaan jo lähes puoli vuotta myöhässä uuden hankinnan suunnittelussa ja toteutuksessa, Väänänen sanoo.

Suunnitelmaa ylläpidetään pitkin vuotta

Iisalmen kaupunki uudisti hankintaohjeensa vuoden 2018 aikana. Osittain vanhentuneet ohjeet haluttiin ajantasaistaa suhteessa uudistuneeseen hankintalakiin ja kaupunkiorganisaatioon.

Hankintasuunnitelmien julkaiseminen kaupungin nettisivuilla vastaa kaupunkistrategian tavoitteeseen avoimesta viestinnästä.

Viime kädessä toimialajohtajat ja vastuualueiden päälliköt vastaavat yhteistyössä hankintatiimin kanssa siitä, että suunnitelma pysyy ajan tasalla kaupungin sisäisessä tietohallintojärjestelmässä.
– Teemme suuremman päivityksen noin kahdesti vuodessa keväällä ja loppuvuodesta, kun talousarvio on tehty seuraavalle vuodelle, Väänänen kertoo.

Hankintasuunnitelman julkaiseminen lisää avoimuutta

Myös yrittäjät ovat toivoneet, että tietoa hankinnoista olisi saatavilla jo hyvissä ajoin. Väänäsen mukaan varsinkin rakennusalan yritykset hyötyvät urakkasuunnitelmien varhaisesta julkistamisesta. Näin yritykset pystyvät suunnittelemaan omia työvoimatarpeitaan suhteessa tuleviin kilpailutuksiin.

Suunnitelmien julkistaminen vahvistaa myös avointa ilmapiiriä, sillä asioista päästään keskustelemaan jo suunnitelmavaiheessa. Merkittävimmistä hankinnoista järjestetään myös tiedotustilaisuuksia siinä vaiheessa, kun tarjouspyynnöstä on olemassa ensimmäinen raakaluonnos.
– Käymme luonnoksen läpi ja keskustelemme sisällöstä. Mahdollisilta tarjoajilta saadaan usein hyviä vinkkejä esimerkiksi hankinnalle suunniteltujen kriteerien realistisuudesta, Väänänen kertoo.

Laki julkisista hankinnoista kannustaa hankintayksikköjä suunnitelmallisuuteen, mutta ei suoraan pakota siihen. Väänänen arvioi, että hankintasuunnitelman tekoa pidetään hankalana ja työläänä. Hänen kokemuksensa mukaan se on kuitenkin hyvä työkalu varsinkin, jos hankintayksikkö on kiinnostunut tekemään taloudellisia ja tehokkaita hankintoja.
– Suunnitelma kannattaa tehdä mahdollisimman yksinkertaiseen muotoon, jolloin sen laatiminen ei vaadi valtavasti työtä. Ja varsinkin suunnitelman päivittäminen on helppoa ensimmäisen ponnistuksen jälkeen.

Apua tarjolla hankintasuunnitelman laatimiseen

Hankintojen suunnittelu helpottaa myös koko hankintaketjun sujuvuutta. Kun Sansiassa tiedetään hankintayksiköiden tulevista suunnitelmista, kilpailutusten aikataulutus ja yhteensovittaminen onnistuu paremmin.
– Suosittelemme kaikille asiakkaillemme vuosittaisen hankintasuunnitelman tekemistä. Siihen voi kirjata tulevan vuoden tai vuosien suunnitellut hankinnat, asiakkuusjohtaja Juha Luukkonen Sansiasta sanoo.

Hankintasuunnitelma kannattaa myös lähettää tiedoksi Sansiaan, jolloin myös hankintayhtiön puolella pystytään ennakoimaan eri organisaatioiden tarpeita mahdollisimman hyvin.
Pohjois-Savon hankinta-asiamies Minna Heikka antaa vinkkejä ja auttaa mielellään hankintasuunnitelman laatimisessa.

Teksti: Hanna Moilanen

Kilpailutus suunniteltiin niin, että pienyrittäjät pääsivät mukaan – ja pienyritys voitti!

Paikallinen mikroyrittäjä Leo Korhonen voitti Kuopion kaupunkipyöräjärjestelmän operointipalvelun kilpailutuksen. Korhonen kannustaa tilaajia vinkkaamaan tulevista hankinnoista suoraan kyseisen alan yrittäjille.

Julkisten hankintojen kilpailutuksia pidetään välillä liian suurina ja työläinä pienyrittäjän näkökulmasta katsottuna. Kuopiolainen Leo-Sportin yrittäjä Leo Korhonen päätti kuitenkin osallistua ensimmäistä kertaa kilpailutukseen ja jättää tarjouksen kaupunkipyöräjärjestelmän operointipalvelusta.

Tämä kannatti. Yritys voitti kilpailutuksen ja sai itselleen toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen Kuopion uusien kaupunkipyörien huollosta, akkujen lataamisesta ja siirtopalvelusta.
– On historiallinen tilaisuus olla ensimmäisenä mukana uuden palvelun tuottamisessa. Leo-Sportissa huollamme, korjaamme ja asennamme itse sähköjä fillareihin, joten toimiala on tuttu jo ennestään, Korhonen sanoo.

Kuopion kaupunki hankki keväällä 2018 kaupunkipyöräjärjestelmän, johon kuuluu 150 sähköavusteista kaupunkipyörää ja 15 pyöräaseman verkosto. Kaupunkipyöräjärjestelmän operointipalvelu oli jatkoa ensimmäiselle hankinnalle. Sansia kilpailutti molemmat hankinnat.

Leo Korhonen odottaa hyvillä mielin tulevaa kevättä ja operointipalvelun alkamista vappuna 2019.
– Etsinnässä on yksi tai kaksi hyvää huoltomiestä, joilla on intoa keskittyä tähän uuteen asiaan.

Hankinnan suunnittelussa huomioitiin pienyrittäjät

Kaupunkipyörien operointipalvelun hankinta suunniteltiin tietoisesti niin, että myös pienyrittäjillä oli mahdollisuus osallistua kilpailutukseen.
– Hankinnoissa käytetään usein liikevaihtorajaa osallistumisen kriteerinä, mutta emme halunneet sellaisia rajoituksia tähän, Viisaan liikkumisen hankkeen projektipäällikkö Jouni Huhtinen Kuopion kaupungilta kertoo.

Keskeistä oli myös ennen tarjouspyynnön julkaisua järjestetty markkinavuoropuhelu, johon oli kutsuttu mukaan yrittäjiä. Sansian ja Kuopion kaupungin järjestämässä tilaisuudessa oli näytillä aiemmin käyttöön valittu sähköpyörä. Lisäksi esiteltiin tulevan tarjouspyynnön sisältöä ja kerrottiin, millaisia vaatimuksia operointipalvelun tuottajalle asetetaan.
– Tilaisuus oli avain siihen, että myös paikalliset ja pienemmät yritykset pääsivät tietoon käsiksi. Yrittäjät eivät välttämättä seuraa hankintailmoituksia Hilma-järjestelmässä, hankintaprosessin toteuttanut hankinta-asiantuntija Jani Ronkainen Sansiasta sanoo.

Kaupunkipyörien ja operaattoripalvelun hankinnat ovat osa Kuopion kaupungin laajempaa kestävän kehityksen ohjelmaa ja esimerkki hankintalain suosittelemista kestävistä hankinnoista. Kaupungin strategia sisältää tavoitteen resurssiviisaasta Kuopiosta, jonka yhtenä menestystekijänä on viisas liikkuminen ja vähäpäästöiset matkaketjut.

Tarjouspyyntöön kannattaa tutustua rauhassa

Tiedon puuttumisen lisäksi toinen pienyrittäjien osallistumista estävä asia on hankintaprosessin monimutkaisuus. Tarjouspyynnöt ovat usein pitkiä, ja yrittäjä joutuu täyttämään erilaisia pakollisia lomakkeita.

Leo Korhosen mukaan yrittäjän kannattaa ennen kilpailutukseen osallistumista miettiä tarkkaan, miksi on lähdössä siihen mukaan ja mikä on odotettavissa oleva hyöty. Aiheen pitää olla riittävän kiinnostava ja kyseinen ala tulee hallita niin hyvin, että pystyy vastaamaan tilaajan odotuksiin.
– Jonkun verran joutuu lukemaan asiakirjoja, jotta ymmärtää, mistä kokonaisuudessa on kyse. Ei kannata yrittää tehdä asioita liian nopeasti ja tiukalla aikataululla. Tarjouspyynnön voi jakaa jaksoihin ja tutustua yhteen osaan kerrallaan. Myös neuvoa kannattaa kysyä, jos ei ymmärrä jotain asiaa.

Tieto kilpailutuksesta tuli yrittäjälle Kuopion seudun viisaan liikkumisen -hankkeessa työskentelevältä Timo Ollikaiselta.
– En itse ainakaan oikein tiedä, mihin hankintoja tulee tarjolle. En myöskään ole varma, tulisiko niitä tutkittua ja seurattua aktiivisesti, jos joku ei antaisi vinkkiä. Tilaajalla kannattaisi olla lista paikallisista yrityksistä, joille voisi lähettää sähköpostia ja kertoa tulevasta tarjouskilpailusta, Korhonen ehdottaa.

Teksti: Hanna Moilanen
Kuva: Sanna Pietikäinen/Kuopion kaupunki

8.10.2018

Näin teet onnistuneen pienhankinnan 30.10.



Hankintalaki ei määrää tahtia kansalliset kynnysarvot alittavissa pienhankinnoissa, mutta aivan villiä länttä eivät nämäkään julkiset hankinnat edusta. Jo pienhankinnan tunnistaminen vaatii osaamista - hankintatarpeen mukaisen tarjouspyynnön rakentamisesta puhumattakaan. Kun sisäistää muutaman tärkeän säännön, voi aloittelevakin pienhankkija heittäytyä luovaksi ja kokea onnistumisen iloa.

Lokakuussa julkisen sektorin pienhankkijat pääsevät kartuttamaan taitojaan Näin teet onnistuneen pienhankinnan –koulutuksessa.
Kouluttajana on hankintalakimies Kari Tossavainen Tossavainen & Metsävainio Oy:stä.

Tilaisuus on tarkoitettu hankintayksiköissä työskenteleville, jotka tekevät kansalliset kynnysarvot alittavia pienhankintoja.

Aika: ti 30.10.2018 klo 12.00 - 16.00
Paikka: Ravintola Savonian auditorio, Sammakkolammentie 2, Kuopio tai Skype for Business

Ohjelma:
12-14 luento esimerkein höystettynä muun muassa seuraavista aiheista:
- hankintalaki ja pienhankinnat
- pienhankinnan tunnistaminen, arvon laskeminen ja kokonaisuuden määrittely
- markkinakartoitus pienhankinnoissa
- tilaajavastuulain huomioiminen
- sopimusehdot
14-14.30 kahvitauko
14.30-16.00 tarjouspyyntö-demonstraatio: rakennetaan 2-3 tarjouspyyntöä (esim. tavara- ja palveluhankinta). Ehdota hankintatarvetta demon aiheeksi!

Osallistuminen on maksuton.
Ilmoittautumiset ma 22.10. mennessä seuraavista linkeistä:

Lisätietoja: hankinta-asiamies Minna Heikka, minna.heikka (ät) sansia.fi p. 044 718 2921 

20.9.2018

Kiinni julkisen sektorin pienhankintoihin 30.10.


Lokakuussa treffataan jälleen pienhankintojen merkeissä, tällä kertaa on tarjolla koulutusta teemalla Kiinni julkisen sektorin pienhankintoihin.
Kouluttajana on hankintalakimies ja yrittäjä Kari Tossavainen Tossavainen & Metsävainio Oy:stä.

Tilaisuus on tarkoitettu yrityksille sekä muille tarjoajille, jotka ovat kiinnostuneita käymään kauppaa julkisen sektorin kanssa.

Aika: ti 30.10.2018 klo 17.00 - 19.00
Paikka: Ravintola Intro, Kauppakatu 20, Kuopio

Ohjelma:

17.00 kahvit
17.15-19.00 koulutus ja keskustelua muun muassa seuraavista aiheista:
- mitä tarjoajan/toimittajan tulee tietää pienhankinnoista
- pienhankintojen pelisäännöt
- miten pienhankintoihin pääsee käsiksi
- kuinka hyvä tarjous tehdään

Ilmoittautumiset to 25.10. mennessä osoitteessa https://my.surveypal.com/Pienhankintakoulutus_Intro_30102018

Osallistu tapahtumaan myös Facebookissa.

Nämäkin Hankintatreffit tarjoaa Sansia Oy:n (aiemmin IS-Hankinta) Pohjois-Savon hankinta-asiamies kumppaneinaan Kuopion Yrittäjät, Savon Yrittäjät sekä Sansian pohjoissavolaiset asiakkaat.
Osallistuminen on maksuton.

Lisätietoja: hankinta-asiamies Minna Heikka, minna.heikka (ät) sansia.fi p. 044 718 2921

19.2.2018

Hankintatreffit Kuopiossa 15.3.

Hankintatreffit ovat pohjoissavolaisten hankintayksiköiden ja tarjoajien yhteisiä tapahtumia, joissa jaetaan julkisten hankintojen tekemisen hyviä käytäntöjä ja opitaan uutta. Treffeillä voi syntyä hankintamatchejakin.

Kuopion tämänkertaisten hankintatreffien teemana ovat pienhankinnat. Tarjolla on tietoiskuja, haastatteluja sekä kohtaamisia kaupunginteatterin tunnelmallisessa Minna-lämpiössä. Juontajana toimii yrittäjä ja suunnannäyttäjä Leena Ståhlberg SUUNTA-Palvelut Ky:stä.

Aika: to 15.3.2018 klo 12.00 - 15.30
Paikka: Kuopion kaupungiteatterin Minna-lämpiö (2. krs), Niiralankatu 2, Kuopio
Kohderyhmä: julkisyhteisöjen (pien)hankintoja tekevät sekä näille tavaroita, palveluja ja urakoita tarjoavat

Tavoite: Innostaa kaikkia pienhankintojen tekemissä sekä rohkaista kokeilemaan uusia menettelyjä ja välineitä. Murretaan myyttejä ja opitaan uutta.

Ohjelma:

klo 12.00 - 12.15 Avaus

Yrittäjä ja suunnannäyttäjä Leena Ståhlberg, SUUNTA-Palvelut Ky
  • Treffien kattaus ja deittailuohjeet
Yritysasiamies Unto Juutinen, Kuopion kaupunki
 klo 12.15 - 13.00 Pienhankinnat teoriassa ja käytännössä

Pohjois-Savon hankinta-asiamies Minna Heikka, IS-Hankinta Oy
Savon Yrittäjien hankintaneuvoja Minna Sutinen, Projectico Oy
  • Mikä on pienhankinta, mistä niistä saa tietoa ja kuinka ne kannattaa tehdä
  • Yritysystävällinen hankinta hyödyttää sekä ostajaa että tarjoajaa

Yritysyhteistyökoordinaattori Anssi Kuikka, Kuopion kaupunki
Hankinta-asiantuntija Anne Hämynen, IS-Hankinta Oy
Mikroyrittäjä Leena Ståhlberg, SUUNTA-palvelut Oy
  • Esimerkki HankintaSampolla toteutetusta, innovatiivisesta pienhankinnasta: dynaaminen hankintajärjestelmä työllisyyspalveluiden hankinnassa hankintayksikön ja toimittajan näkökulmasta
klo 13.00 - 13.30 Kahvitauko

klo 13.30 - 14.15 Kuopion kaupungin hankinnat

Va. talousjohtaja Pauliina Pietikäinen, Kuopion kaupunki
Hallintopäällikkö Anu Lehto-Korhonen, Kuopion kaupunginteatteri
Hankinta-asiamies Minna Heikka, IS-Hankinta Oy
Rakennuttaja Marko Väätäinen, Kuopion kaupungin Tilakeskus
klo 14.15 - 15.10 Kohtaamisia

klo 15.10 - 15.30 Makupaloja ja tunnelmia treffeiltä

Ilmoittautumiset to 8.3. mennessä osoitteessa:
https://my.surveypal.com/Hankintatreffit2018_Kuopio

#hankintatreffit tapahtuvat myös Facebookissa: https://www.facebook.com/hankintatreffit/

Treffit tarjoaa IS-Hankinnan Pohjois-Savon hankinta-asiamies kumppaneinaan Kuopion kaupunki, Kuopion Yrittäjät ja Savon Yrittäjät.

Osallistuminen on maksuton.

Lisätietoja: hankinta-asiamies Minna Heikka, minna.heikka (ät) is-hankinta.fi p. 044 718 2921