Iisalmen kaupungin tulevat hankinnat on listattu ja koottu yhteen hankintasuunnitelmaksi. Eri hankintatyypeille kuten kynnysarvot ylittäville isommille hankinnoille, pienhankinnoille ja urakoille on omat Excel-taulukkonsa.
Taulukkoon merkitään lyhyesti toimiala, vastuualue, yhteyshenkilö sekä hankittava tavara tai palvelu. Lisäksi siihen kirjataan jo olemassa olevan sopimuksen päättymisaika, seuraavan kilpailutuksen arvioitu ajankohta sekä hankinnan arvo.
Iisalmen hankinta- ja logistiikka-asiantuntija Lassi Väänäsen mukaan suunnitelmat tehostavat kaupungin toimintaa ja pitävät sen paremmin ajan tasalla. Kun keskeisiä hankintoja käydään kootusti läpi, on pienempi riski unohtaa esimerkiksi jonkin EU-kynnysarvon ylittävän sopimuksen päättyminen.
– Jos EU-kynnysarvon ylittävä sopimus päättyy kuukauden päästä, silloin ollaan jo lähes puoli vuotta myöhässä uuden hankinnan suunnittelussa ja toteutuksessa, Väänänen sanoo.
Suunnitelmaa ylläpidetään pitkin vuotta
Iisalmen kaupunki uudisti hankintaohjeensa vuoden 2018 aikana. Osittain vanhentuneet ohjeet haluttiin ajantasaistaa suhteessa uudistuneeseen hankintalakiin ja kaupunkiorganisaatioon.Hankintasuunnitelmien julkaiseminen kaupungin nettisivuilla vastaa kaupunkistrategian tavoitteeseen avoimesta viestinnästä.
Viime kädessä toimialajohtajat ja vastuualueiden päälliköt vastaavat yhteistyössä hankintatiimin kanssa siitä, että suunnitelma pysyy ajan tasalla kaupungin sisäisessä tietohallintojärjestelmässä.
– Teemme suuremman päivityksen noin kahdesti vuodessa keväällä ja loppuvuodesta, kun talousarvio on tehty seuraavalle vuodelle, Väänänen kertoo.
Hankintasuunnitelman julkaiseminen lisää avoimuutta
Myös yrittäjät ovat toivoneet, että tietoa hankinnoista olisi saatavilla jo hyvissä ajoin. Väänäsen mukaan varsinkin rakennusalan yritykset hyötyvät urakkasuunnitelmien varhaisesta julkistamisesta. Näin yritykset pystyvät suunnittelemaan omia työvoimatarpeitaan suhteessa tuleviin kilpailutuksiin.Suunnitelmien julkistaminen vahvistaa myös avointa ilmapiiriä, sillä asioista päästään keskustelemaan jo suunnitelmavaiheessa. Merkittävimmistä hankinnoista järjestetään myös tiedotustilaisuuksia siinä vaiheessa, kun tarjouspyynnöstä on olemassa ensimmäinen raakaluonnos.
– Käymme luonnoksen läpi ja keskustelemme sisällöstä. Mahdollisilta tarjoajilta saadaan usein hyviä vinkkejä esimerkiksi hankinnalle suunniteltujen kriteerien realistisuudesta, Väänänen kertoo.
Laki julkisista hankinnoista kannustaa hankintayksikköjä suunnitelmallisuuteen, mutta ei suoraan pakota siihen. Väänänen arvioi, että hankintasuunnitelman tekoa pidetään hankalana ja työläänä. Hänen kokemuksensa mukaan se on kuitenkin hyvä työkalu varsinkin, jos hankintayksikkö on kiinnostunut tekemään taloudellisia ja tehokkaita hankintoja.
– Suunnitelma kannattaa tehdä mahdollisimman yksinkertaiseen muotoon, jolloin sen laatiminen ei vaadi valtavasti työtä. Ja varsinkin suunnitelman päivittäminen on helppoa ensimmäisen ponnistuksen jälkeen.
Apua tarjolla hankintasuunnitelman laatimiseen
Hankintojen suunnittelu helpottaa myös koko hankintaketjun sujuvuutta. Kun Sansiassa tiedetään hankintayksiköiden tulevista suunnitelmista, kilpailutusten aikataulutus ja yhteensovittaminen onnistuu paremmin.– Suosittelemme kaikille asiakkaillemme vuosittaisen hankintasuunnitelman tekemistä. Siihen voi kirjata tulevan vuoden tai vuosien suunnitellut hankinnat, asiakkuusjohtaja Juha Luukkonen Sansiasta sanoo.
Hankintasuunnitelma kannattaa myös lähettää tiedoksi Sansiaan, jolloin myös hankintayhtiön puolella pystytään ennakoimaan eri organisaatioiden tarpeita mahdollisimman hyvin.
Pohjois-Savon hankinta-asiamies Minna Heikka antaa vinkkejä ja auttaa mielellään hankintasuunnitelman laatimisessa.
Teksti: Hanna Moilanen
