13.8.2015

Kun hartiat eivät yksin riitä

”Hirveät vaatimukset, en voi jättää tarjousta.”
Pienyrittäjää harmittaa. Hilmasta löytyy kiinnostava hankintailmoitus, mutta tarjouspyynnöstä ilmenee, että päästäkseen mukaan kisaan täytyy yrityksen ja tuotteen täyttää monenlaisia soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimuksia. Tai sitten pitäisi voiton osuessa kohdalle hankkia lisää kalustoa ja henkilöstöä, mikä on tietenkin taloudellinen riski. Miksi vaatimukset ovat niin kovat? Eikö hankintaa olisi voinut jakaa pienempiin osiin?

”Eipä tullut takkia, tuli tuluskukkaro.”
Ostajaa keljuttaa, kun tavara tai palvelu ei ole sitä mitä on sovittu. Jos puute ei korjaannu, saattaa sopimuksen irtisanominen tai jopa purkaminen olla ainoa vaihtoehto. Ja jos vahinkoa on syntynyt tarpeeksi, vaaditaan vahingonkorvausta.

Oikeussuojakeinot ovat kuitenkin laiha lohtu kunnan johdolle silloin, kun sopimuksen noudattamatta jättämisen seurauksena kuntalaisten terveys tai turvallisuus on vaarantunut. Vastuu painaa, vaikka laiminlyönnin tekikin joku toinen – eikä todennäköisesti edes tahallaan. Tästä syystä julkinen ostaja yrittää hankintoja tehdessään varmistaa, että valittu toimittaja pystyy lunastamaan tarjouksensa lupaukset. Toki välillä rima asetetaan epähuomiossa liian korkealle, mikä näkyy sitten hinnoissa ja tarjousten määrässä.

Hankinnan jakaminen osiin antaa pienille yrityksille paremman mahdollisuuden tarjota. Tätä hankintayksiköt harrastavatkin paljon. Sopimusten valvominen on kuitenkin todellista työtä, johon tilaajalta täytyy löytyä resursseja. Yhtä sopimusta on helpompi valvoa kuin kymmentä. Kaikki voi toki mennä hyvin valvomattakin. Mutta takki ei lämmitä talvella, jos toinen hiha jää tulematta.

Silloin kun yritys ei yksin pysty syystä tai toisesta vastaamaan tarjouspyynnön vaatimuksiin, voi se muodostaa yhteenliittymän yhden tai useamman muun yrityksen kanssa ja tehdä tarjouksen kimpassa. Monia oikeudellisia seikkoja täytyy huomioida yhteistarjousta tehdessä, mutta kaikista tärkeintä on löytää luotettavat kumppanit, joiden kanssa homma toimii. Parhaimmillaan yhteenliittymä pystyy jakamaan riskejä sekä tuottamaan ostajalle laadukkaampaa palvelua ja sitä kaivattua kilpailua. Eikä olisi yllätys, jos porukalla keksittäisiin uusia, innovatiivisia toimintatapojakin.

Pohjois-Savon hankinta-asiamies järjestää lokakuussa käytännönläheisen koulutuksen, jossa opiskellaan yhteistarjouksen tekemistä. Tilaisuus on yrityksille maksuton. Tervetuloa mukaan!

Julkiset hankinnat – näin teet onnistuneen yhteistarjouksen –koulutus ke 7.10.2015 klo 17-20 Puijon Majalla ja ke 9.12. klo 17-20 Leppävirralla.

Minna Heikka
Pohjois-Savon hankinta-asiamies

Kolumni on julkaistu Kuopion Yrittäjien YrtTi-jäsenlehdessä 4/2015.